Im letzten Beitrag sind wir darauf eingegangen, was bei der Formulierung von Objectives zu beachten ist. Sind diese einmal ordentlich aufgestellt, ist bereits viel gewonnen. Doch erst mit gut ausformulierten Key Results geht die Arbeit mit OKR leicht von der Hand. Welche Anforderungen Key Results erfüllen sollen, lässt sich an vielen Stellen nachlesen, so z.B. hier oder hier. Auch wenn „objektiv messbare Kriterien darüber, wann das Objective erreicht ist“ schlüssig klingt, ist das in der Praxis leichter gesagt als getan.
Endzustand formulieren, keine ToDo’s
Der wichtigste und zugleich schwierigste Punkt ist es in den Key Results den Endzustand zu formulieren. Das bedeutet, wir messen, ob wir das Objective erreicht haben, nicht die einzelnen Schritte dahin. Ein Beispiel mit einigen Schwachstellen ist:
Objective: Wir installieren ein neues Supportsystem um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen
Key Result 1: Abstimmungsmeeting durchführen
Key Result 2: 5 Supportsysteme evaluieren
Key Result 3: Neues Supportsystem live schalten
Jedes einzelne Key Result hat seine Schwierigkeiten in der Formulierung. So messen die ersten beiden Key Results den Weg um Ziel, aber nicht, ob das Ziel erreicht wurde. Letztendlich spielt es für das Objective keine Rolle, ob Abstimmungsmeetings durchgeführt werden oder ob beliebig viele Systeme evaluiert werden. Die Antwort auf die Frage „Woher weiß ich, dass ich mein Objective erreicht habe?“ lautet:
Key Result 1: Kundenzufriedenheit steigt von 3,2 auf 4,6
Das dritte Key Result kann so beibehalten werden, wenn das das Ziel ist. Im Ergebnis sieht das OKR dann wie folgt aus:
Objective: Wir installieren ein neues Supportsystem um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen
Key Result 1: Kundenzufriedenheit steigt von 3,2 auf 4,6
Key Result 2: Neues Supportsystem live schalten
Damit haben wir zwei Aussagen: Wir wollen die Kundenzufriedenheit erhöhen und wir wollen ein neues Supportsystem live schalten. Schaffen wir es, die Kundenzufriedenheit wie beabsichtigt zu steigern, installieren aber kein Supportsystem, haben wir das Objective zu 50% erreicht. Haben wir dagegen die Kundenzufriedenheit nicht verändert, aber dafür ein Supportsystem installiert, landen wir ebenfalls bei 50% Erreichungsgrad des Objectives.
Einfache Messung
Die Messung eines Key Results sollte so einfach wie möglich sein. Schließlich sollen OKR ein nützliches Hilfsmittel sein und keine Belastung. In dem obigen Beispiel kann Kundenzufriedenheit mit einer simplen Umfrage erhoben werden, welche exakt eine Frage enthält: „Auf einer Skale von 1 bis 5, wie zufrieden sind sie mit unserem Service“. Es kann auch verkompliziert werden, indem ein wissenschaftlich fundierter Test mit 37 Fragen, kombiniert mit Interviews und Nutzerverhalten erhoben wird. In dem Fall ist die einfache Variante vorzuziehen.
Objektive Messung
Jede Messung soll objektiv sein. Wenn Teammitglied A und Teammitglied B das Key Result unabhängig voneinander bewerten, sollen beide zum gleichen Ergebnis kommen. Im obigen Beispiel bedeutet das bei Key Result 1, dass eine Umfrage an die Kunden die passende Messung ist. Schlecht wäre dagegen, wenn die Teammitglieder die Kundenzufriedenheit intuitiv schätzen. Es werden stets objektiv erfassbare Maße gewählt, Stückzahlen, Besucherzahlen, Umsätze, Kunden, sind alles objektiv messbare Beispiele.
Regelmäßige Messung
Es gibt Kennzahlen, welche ich jederzeit erheben kann. Besucherzahlen auf einer Homepage und aktuelle Umsätze sind zwei Beispiele. Wann immer ich während der Iteration den aktuellen Fortschritt erfahren will, kann ich die Daten ermitteln. Das macht diese Kennzahlen zu guten Kennzahlen im Sinn einer regelmäßigen Messung. Wenn mein Unternehmen mit Kundenaufträgen arbeitet, die sich stets über einen Zeitraum von zwei Monaten erstrecken, dass wäre ein Key Result „10 erfolgreich durchgeführte Aufträge“ nur jeweils nach 2 Monaten messbar. Ich würde während dieser 2 Monate nicht objektiv festhalten können, wie weit ich bei dem Key Result bereits fortgeschritten bin. Wann immer ich kann, bevorzuge ich deswegen regelmäßig, in kurzen Abständen messbare Key Results.
Start und Endwerte klar machen
In einem OKR-Workshop werden Key Results definiert und in dem Moment ist vieles eindeutig, was zwei Wochen später bereits unklar wird. Nehmen wir an aus unserem Beispiel wäre das Key Result 1 wie folgt formuliert:
Key Result 1: Kundenzufriedenheit um 40% steigern
Bis auf wenige Nachkommastellen sagt das Key Result genau das Gleiche aus. Allerdings ist es schwieriger messbar, wie weit der Fortschritt bereits ist. Start- und Endwerte müssen für eine Messung in jeden Fall ermittelt werden. Mit der Angabe „Steigerung um x %“ wird die Ermittlung von Start- und Endwerten in die Zukunft verschoben. Einige Wochen nach Beginn der OKR-Iteration kann diese Aufgabe irgendwo zwischen lästig und unmöglich liegen. Lästig ist es, wenn der Anfangswert noch nachgelesen werden kann, unmöglich, wenn der Anfangswert nur zu einem bestimmten Zeitpunkt ablesbar war. Daher ist es in beiden Fällen hilfreich genaue Start- und Endwerte bereits beim Aufstellen der Key Results anzugeben.
Keine Erklärungen in den Key Results
Auch wenn es verlockend ist die Key Results mit weiteren Erklärungen zu versehen, ist es doch unnötig. Denn die Erklärung, warum das Key Result wichtig ist, steht bereits im Objective. Die Aufgabe der Key Results beschränkt sich auf die Messung des Endergebnis – nicht mehr und nicht weniger.
